AMMINISTRATORE DI SOCIETA’-RIMBORSI PER UTILIZZO AUTO PRIVATA
Capita spesso di essere interpellati circa la possibilità di erogare agli amministratori di società (sia di capitali che di persone) rimborsi chilometrici per l’utilizzo dell’auto privata effettuato per “finalità aziendali”.
In buona sostanza la domanda concerne la deducibilità delle erogazioni per rimborsi chilometrici che, configurandosi quali rimborsi spesa, sono esclusi da tassazione in capo all’amministratore.
L’art. 51 TUIR conferma che sono escluse dal reddito dell’amministratore le somme documentate e rimborsate per spese di viaggio, alloggio e vitto relative a prestazioni effettuate fuori dal territorio comunale della sua residenza.
La società che eroga detti rimborsi può, ai sensi dell’Art. 95 TUIR, dedurre le spese rimborsate a condizione che i documenti siano intestati all’azienda stessa e, per i rimborsi chilometrici, che:
- l’amministratore sia stato autorizzato ad utilizzare l’autovettura di sua proprietà
- che il costo di percorrenza non sia superiore a quello desunto dalle tabelle ACI
- che il costo chilometrico non sia relativo a vetture di potenza superiore a 17 cv fiscali (o 20 cv se diesel)
E’ fondamentale, per assicurarsi la deducibilità fiscale dei rimborsi effettuati, predisporre e conservare la documentazione di autorizzazione alle trasferte e di dettaglio dei rimborsi spesa richiesti.
Diventa importante quindi disporre di una lettera di incarico o di un verbale di Assemblea nei quali l’Amministratore viene espressamente autorizzato all’effettuazione delle “trasferte” di lavoro ed all’utilizzo della propria autovettura per gli spostamenti.
Per conferire ai rimborsi spesa l’inerenza richiesta per la deducibilità è inoltre indispensabile predisporre specifici dettagli dei rimborsi effettuati con evidenza delle trasferte effettuate dall’Amministratore e della causa delle trasferte stesse (dalla quale si evinca che lo spostamento è legato ad una necessità aziendale).
Lo studio ha in dotazione specifici moduli per la documentazione delle trasferte; i clienti interessati possono richiederne la pubblicazione sul TEAMPORTAL.
Ultima considerazione che mi sento di proporre: EVITIAMO LE ESAGERAZIONI!!, Ogni comportamento che si manifesta “antieconomico” per la società (es. rimborsi chilometrici per decine di migliaia di euro) e che risulta sproporzionato rispetto alle necessità aziendali (ed ai costi che avrebbe sostenuto la società per un’auto propria)§ potrà infatti dare il “la” a contestazioni da parte degli organi verificatori.
Cordialità.
Domenico Pezzotti
cfr.: La settimana fiscale n. 4 5-2-10 – pag. 46
